Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną oraz zasad korzystania z samoobsługowego meldunku w Pensjonacie LIRA ★★★

§ 1. Postanowienia ogólne i dane Usługodawcy

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną w obiekcie Pensjonat LIRA*** przez firmę USŁUGI TRANSPORTOWE Beata Ślazyk z siedzibą przy ul. Pięknej 8, 33-380 Krynica-Zdrój, NIP: 7341439226, REGON: 491857830, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zwaną dalej „Usługodawcą”.
  2. Usługa polega na udostępnieniu interaktywnego formularza aplikacji webowej umożliwiającego dokonanie w pełni zdalnego, samoobsługowego meldunku (zwanego dalej „Usługą Samoobsługowego Meldunku”).
  3. Usługa Samoobsługowego Meldunku ma charakter opcjonalny i dobrowolny. Gość Pensjonatu LIRA*** posiada alternatywną możliwość dokonania standardowego meldunku i weryfikacji tożsamości w godzinach pracy recepcji obiektu.
  4. Przesłanie formularza webowego oraz zaakceptowanie niniejszego Regulaminu (poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru) jest równoznaczne z pełną akceptacją jego warunków i stanowi zawarcie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

§ 2. Wymagania techniczne

  1. Do prawidłowego korzystania z Usługi Samoobsługowego Meldunku oraz bezprzewodowego otwarcia pokoju niezbędne jest spełnienie przez urządzenie końcowe (smartfon) Gościa następujących minimalnych wymagań technicznych:
    • a) Posiadanie aktywnego i sprawnego urządzenia mobilnego z systemem operacyjnym Android lub Apple iOS we wspieranej wersji;
    • b) Posiadanie nieprzerwanego dostępu do sieci Internet;
    • c) Posiadanie aktywnego i włączonego modułu Bluetooth w standardzie BLE (Bluetooth Low Energy);
    • d) Zainstalowanie bezpłatnej, zewnętrznej aplikacji mobilnej „dormakaba BlueSky Access” pochodzącej z oficjalnego sklepu z aplikacjami (Google Play / App Store).
  2. Usługodawca wskazuje, iż Gość ponosi wyłączną odpowiedzialność za zapewnienie naładowanej baterii urządzenia mobilnego, pozwalającej na odczyt sygnału przez elektroniczny zamek drzwiowy w momencie próby wejścia do pokoju.

§ 3. Mechanika i warunki świadczenia Usługi Samoobsługowego Meldunku

  1. W celu skorzystania z Usługi Samoobsługowego Meldunku, omijającego tradycyjną recepcję, Gość jest zobowiązany do rzetelnego i zgodnego z prawdą wypełnienia formularza w aplikacji webowej.
  2. Z uwagi na brak fizycznej weryfikacji tożsamości przez obsługę hotelową przy wyborze opcji zdalnej, warunkiem koniecznym do wygenerowania i wysłania wirtualnego klucza dostępowego jest podanie pełnych danych: Imienia, Nazwiska, numeru PESEL (lub numeru paszportu dla obcokrajowców), numeru dokumentu tożsamości (Dowodu Osobistego) oraz numeru aktywnego telefonu komórkowego.
  3. System lokalny Pensjonatu, po zatwierdzeniu formularza, wydaje zautomatyzowaną dyspozycję zewnętrznej platformie (dormakaba / LEGIC) celem wygenerowania cyfrowego poświadczenia dostępu na podany numer telefonu i nazwisko. Gość zobowiązany jest do rejestracji w aplikacji dormakaba BlueSky Access z użyciem dokładnie tych samych danych.

§ 4. Procedury awaryjne i wyłączenia odpowiedzialności

  1. Usługodawca informuje o specyficznych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usług drogą elektroniczną, w tym o możliwości wystąpienia opóźnień w transmisji danych oraz awarii infrastruktury telekomunikacyjnej lub chmurowej podmiotów trzecich, na które Pensjonat nie ma bezpośredniego wpływu.
  2. W przypadku niedostarczenia cyfrowego klucza do aplikacji na skutek błędów sieci, awarii po stronie zewnętrznych dostawców chmurowych lub usterki modułu Bluetooth, Gość zobowiązany jest do niezwłocznego kontaktu z obsługą. Obsługa jest obecna 24 h i w sytuacjach awaryjnych zawsze jest dostępna na terenie pensjonatu, służąc pomocą m.in. przy weryfikacji tożsamości i wydając standardową, fizyczną kartę zbliżeniową (RFID) lub klucz awaryjny.

§ 5. Tryb postępowania reklamacyjnego

  1. Reklamacje związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną (działaniem formularza webowego) należy składać w formie elektronicznej na adres e-mail: recepcja@pensjonatlira.eu lub pisemnie pod adresem siedziby Usługodawcy.
  2. Usługodawca ustosunkuje się do złożonej reklamacji niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty jej doręczenia.

Polityka prywatności i klauzula informacyjna dla aplikacji webowej

Realizując obowiązek prawny wynikający z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych:

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa Danych Osobowych podanych w formularzu aplikacji webowej jest firma USŁUGI TRANSPORTOWE Beata Ślazyk z siedzibą przy ul. Pięknej 8, 33-380 Krynica-Zdrój, NIP: 7341439226, zarządzająca obiektem Pensjonat LIRA***. Z Administratorem można skontaktować się pisemnie na podany adres lub drogą elektroniczną pod adresem e-mail: recepcja@pensjonatlira.eu.

2. Cele, zakres i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane osobowe podane w formularzu są przetwarzane wyłącznie w następujących celach:

  • Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Imię, nazwisko oraz numer telefonu przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług hotelarskich na odległość. Numer telefonu i nazwisko służą jako niezbędny identyfikator pozwalający połączyć rezerwację z aplikacji mobilnej wydającą klucz cyfrowy.
  • Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Numer ewidencyjny PESEL (lub numer paszportu) oraz numer dokumentu tożsamości są zbierane wyłącznie w przypadku, gdy zdecydują się Państwo dobrowolnie na skorzystanie ze ścieżki samoobsługowego meldunku, omijając weryfikację dokumentu w godzinach pracy recepcji. Podstawą przetwarzania jest nadrzędny interes Administratora polegający na ochronie mienia pensjonatu, prewencji przed oszustwami oraz zabezpieczeniu możliwości dochodzenia i windykacji ewentualnych roszczeń odszkodowawczych za zniszczenia lokalu. Administrator oświadcza, iż zbiera jedynie tekstowy ciąg znaków i całkowicie odstępuje od praktyki kopiowania, fotografowania czy skanowania dowodów osobistych.
  • Bezpieczeństwo fizyczne i IT (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Lokalne systemy kontroli dostępu przetwarzają tzw. dane logów (datę, godzinę oraz identyfikator przypisanego zamka Bluetooth), w celu analizy poprawnego funkcjonowania usługi oraz zapewnienia bezpieczeństwa na obiekcie.

3. Odbiorcy danych osobowych i podmioty przetwarzające

W celu wygenerowania i dostarczenia innowacyjnego, cyfrowego klucza wprost na Państwa smartfon, Administrator udostępnia silnie zminimalizowany wycinek Państwa danych (z reguły ograniczony do nazwiska oraz numeru telefonu) następującym wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym obsługującym architekturę techniczną obiektu:

  • Firma dormakaba (w tym jej polski oddział podsiadający oprogramowanie Ambiance na serwerach lokalnych pensjonatu), jako Podmiot Przetwarzający.
  • Firma LEGIC Identsystems AG z siedzibą w Szwajcarii, dostawca bezpiecznej usługi chmurowej LEGIC Connect, działająca jako dalszy podmiot przetwarzający (sub-procesor), realizująca wysyłkę zaszyfrowanych identyfikatorów na urządzenie mobilne.

Przekazywanie danych do Szwajcarii opiera się o obowiązującą decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą adekwatny stopień ochrony danych na terytorium tego państwa. Zwracamy również uwagę, że instalując i rejestrując się w zewnętrznej aplikacji "dormakaba BlueSky Access", nawiązują Państwo w pewnym zakresie odrębny stosunek prawny z producentem tej aplikacji, będącym autonomicznym Administratorem Danych w kontekście jej funkcjonowania.

4. Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe zgromadzone w celu rozliczeń finansowych i podatkowych będą przechowywane przez okres 5 lat kalendarzowych. Numery PESEL oraz dokumentów tożsamości będą przechowywane w środowisku szyfrowanym nie dłużej niż do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń z tytułu usług hotelarskich (standardowo 3 lata).

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia (prawo do bycia zapomnianym), ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także bezwzględne prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora. W celu realizacji praw mogą Państwo złożyć wniosek wysłany do Administratora. Posiadają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Warszawie w razie uznania, że przetwarzanie narusza przepisy.